Como abrir microempresa em São Paulo

Quer saber como abrir uma microempresa em São Paulo? Chegou ao lugar certo e em primeiro lugar vai saber quanto custa e quais documentos necessários para abrir uma microempresa pela internet e entender todos os processos passo a passo.

O que é uma microempresa (ME)

Primeiramente, a definição de microempresa (ME), é pelo faturamento bruto anual que tem o limite de até R$ 360 mil.

Para estar nessa condição, além do limite de faturamento bruto anual, a microempresa ainda precisa informar o órgão de registro competente, Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica.

Se a microempresa ultrapassar o limite anual de R$ 360 mil de faturamento bruto, passa automaticamente para a condição de empresa de pequeno porte (EPP).

Do mesmo modo, se a EPP não faturar os R$ 360 mil anual, no ano seguinte volta a condição de ME automaticamente, necessitando, portanto, informar também o órgão de registro competente.

Não podemos deixar de citar que uma microempresa não se confunde com o microempreendedor individual (MEI), na qual tem um tratamento jurídico diferenciado, ou seja, uma empresa pode iniciar seus negócios como ME sem que esteja na condição de MEI por simples opção.

Abrir uma microempresa em São Paulo no Simples Nacional

Uma microempresa pode ser enquadrada no Simples Nacional tranquilamente.

O fator de enquadramento na condição de ME é o faturamento, conforme mencionamos e o Simples Nacional é o regime de tributação simplificada regido pela LC 123/2006.

Portanto, a microempresa pode ser desenquadrada do Simples Nacional por outros motivos, seja por débitos fiscais, atividade impeditiva, entre outros, contidos na LC 123/2006.

Em outras palavras, não se confunde regime tributário com porte da empresa.

Uma limitada ou empresa individual pode ser microempresa

É muito comum haver a confusão de tipo jurídico com o porte da empresa.

Entretanto, uma microempresa pode ser constituída com 1 ou mais sócios, por exemplo.

Se a microempresa realizar alterações em seu quadro societário ou mudar seu tipo jurídico, isso não altera o porte da empresa.

Abaixo citamos os tipos jurídicos que uma microempresa pode se enquadrar:

Empresário Individual – É composto por uma única pessoa, cujo o nome da empresa é seu nome civil completo ou abreviado, porém o patrimônio pessoal se confunde com o patrimônio da empresa, igualmente acontece com o MEI, portanto, é um fator determinante para a escolha desse tipo de empresa.

Ltda – A Limitada, um tipo de empresa composta por 2 ou mais pessoas que aporta um capital social que é dividido em partes iguais ou não, entre os sócios para a constituição da sociedade.

EIRELI – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada, leva esse nome porque é composta por apenas 1 pessoa e com o mesmo tratamento jurídico de uma empresa Limitada, o que difere é o aporte do capital social de no mínimo 100 salários mínimos atuais e há a proteção patrimonial do titular da empresa.

Sociedade Limitada Unipessoal – É a nova modalidade de empresa composta por apenas 1 pessoa e com tratamento jurídico de uma Limitada, nesse tipo de empresa o patrimônio do sócio está protegido, ao contrário do Empresário Individual e MEI, portanto essa é a melhor escolha para quem não quer um sócio.

Documentos para abrir uma microempresa em São Paulo

Logo após a viabilidade ser aprovada, é hora de separar os documentos.

Todavia, não é mais necessário aquela lista enorme de documentos para abrir uma microempresa em São Paulo, o governo já sincronizou informações das pessoas e empresas, veja a lista abaixo:

Para os sócios

Para a empresa

Atualmente, além dos documentos acima, existem os procedimentos que são realizados nos portais da Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, também da Receita Federal, Prefeitura e Estado, na qual citaremos mais abaixo.

Hoje temos uma sincronização dos órgão de registro citados aqui e que facilitou abrir uma microempresa em São Paulo, acelerando bastante o prazo para a conclusão.

Como abrir uma microempresa em São Paulo pela internet

Aqui vamos dar uma passada de informações para abertura de uma microempresa, citando os processos a principio com a Junta Comercial (cartório de registro de pessoa jurídica deixaremos para um próximo artigo).

JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO

O primeiro processo para abrir a microempresa em São Paulo é na Junta Comercial do Estado onde está localizada o seu negócio empresarial.

Após reunir a documentação e passar pela viabilidade da prefeitura, portanto deverá ter tudo preenchido e pronto para protocolar online no sistema da Junta Comercial.

Assim que aprovado, obterá o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa) feito pela Junta Comercial, fixado no ato constitutivo da empresa.

CNPJ

Após os documentos da Junta Comercial estarem registrados, posteriormente terá o seu número de CNPJ, na qual a Receita Federal irá emitir.

O processo de abertura da empresa na Junta Comercial e na Receita Federal são bastante rápidos.

Importante ressaltar que o CNPJ é o cadastro considerado principal para uma empresa.

Em outras palavras significa que é o registro de nascimento e ela deverá ser respeitada, pois ela poderá ficar suspensa por qualquer irregularidade e impedir da empresa de exercer as atividades.

INSCRIÇÃO ESTADUAL

Esse processo já foi conhecido como o mais burocrático há anos atrás.

Atualmente é o mais rápido se tudo estiver correto com o endereço da empresa e atividade a ser exercida.

Determinados segmentos são obrigados a obter a inscrição estadual, são elas comércio, indústria, serviços de transporte intermunicipal e interestadual, energia e comunicação.

Em alguns casos, como resultado parcial ao processo, o contribuinte é notificado a apresentar documentos para a emissão da inscrição estadual.

Documentos estes que você certamente já possui, que é o contrato de locação ou contrato de compra e venda, documentos dos sócios e IPTU.

O Estado poderá cobrar alguma prova de instalação no endereço, se tiver alguma residência no local da empresa.

OUTROS REGISTROS E ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO

Para determinadas atividades são necessários alguns licenciamentos, por exemplo, as indústrias necessitam de licença da Cetesb, Alvará do Corpo de Bombeiros (AVCB) e licença de funcionamento da prefeitura.

Para atividades que dependem de regulamentação profissional, obrigatoriamente temos que registrar a empresa em Conselhos de Classe, exemplo para médicos, engenheiros, arquitetos, advogados e entre outros.

Além do conselho de classe, terá a necessidade de alvará de funcionamento e AVCB, dependendo da atividade e local de instalação da empresa.

Os bares e restaurantes necessitam do alvará da ANVISA, alvará de funcionamento da prefeitura e AVCB.

Especificamente o alvará da prefeitura, AVCB e ANVISA são realizados por empresas especializadas, na qual a contabilidade poderá indicar.

Contudo, muitas vezes necessita de laudo técnico expedidos por engenheiros ou montagem de processos na qual só especialista faz de forma assertiva. 

Algumas atividades, em que a empresa não tem estabelecimentos físicos, por exemplo, ou algumas outras atividades de baixo risco, muitas vezes empresas de prestação de serviços, essas a obtenção de licenças pode ser concedida de forma automática, direto do portal de licenciamento adotado pela Prefeitura, ou até mesmo dispensada conforme prevê a lei da Liberdade Econômica aprovada em 2019.

INSCRIÇÃO MUNICIPAL

Todas as empresas independente da atividade exercida, tem a obrigatoriedade de ter a inscrição municipal cadastrada na prefeitura da cidade.

Serve como uma espécie de permissão para funcionar na cidade e recolherá uma taxa anual e o valor varia para cada atividade empresarial.

Portanto, essa inscrição municipal não é o alvará de funcionamento emitido pela prefeitura, vale mencionar isso para não haver confusão de documentação.

Prazos e custos para abrir a microempresa em São Paulo

Existe diferença de preços cobrados por escritórios de contabilidade para cada tipo de empresa, ou seja, não é um valor único e geral para todas as empresas, vai depender se é uma sociedade, empresário individual, MEI, etc.

Os primeiros registros, sendo emitidos pela Junta Comercial e o CNPJ, esses poderão ser emitidos em até 3 dias úteis, dependendo da agilidade desses órgãos de registro.

Dependendo da atividade da empresa, o prazo total pode ser de até 10 dias úteis para obter todos os principais documentos.

Caso tenha algum licenciamento, alvará, corpo de bombeiros, então esse prazo pode se alterar, mas não é nada absurdo de tempo de espera para a liberação desses documentos, já que os sistemas informatizados do governo ajudaram muito a reduzir os prazos.

Abertura de uma empresa individual ou com sócios não altera os prazos e procedimentos processuais.

Contador para microempresa (ME)

Mesmo com o uso da tecnologia, contabilidades online e digitalizações, no entanto, podemos afirmar com toda a segurança que todas as empresas precisam de um contador ou uma empresa de contabilidade.

O contador além de cumprir com as obrigações fiscais tem também a assessoria tributária, trabalhista, contábil.

Qualquer empresa constituída tem obrigações acessórias e declarações mensais e anuais para transmitir ao governo, independente de seu faturamento.

Exceto as MEI que tem tratamento diferenciado, sendo o contador opcional, porém recomendado por poder contabilizar e apurar corretamente os lucros.

Terceirização da gestão financeira, por exemplo, já é uma realidade que muitas microempresas estão necessitando e que o contador é altamente apto a realizar.

Sem contar que nada substitui o contador no momento da consultoria contábil, planejamento tributário, defesas em processos administrativos, elaboração de contrato social e, no entanto, é o mais indicado na abertura, alterações e encerramento de empresas.

Os custos mensais de uma microempresa

Além dos custos ao abrir uma ME e despesas do próprio negócio, como aluguel, funcionários, mercadorias, manutenções, contas de consumo, etc, contudo a empresa terá que recolher os devidos impostos.

A alíquota de um comércio pelo Simples Nacional inicia em 4%, indústria em 4,5% e serviços em 6%.

Vale mencionar, também, que determinados produtos comercializados ou produzidos poderão ter redução da alíquota que aqui apresentamos, por diversas razões (substituição tributária, imunidade, isenção, etc…).

O microempresário também tem o compromisso de pagar os honorários mensais da contabilidade, a Frallonardo Contabilidade poderá fornecer uma proposta de serviço, para que conheça a tabela com os preços.

O mais novo empreendedor, pode optar em adquirir um empréstimo para abrir a microempresa, assim podendo honrar as despesas iniciais.

Mas, toda cautela é pouca nesse momento de decisão, pois fará uma dívida e ela tem que constar em seu orçamento mensal.

Com a tecnologia cada vez mais presente, então não podemos descartar as despesas provenientes de softwares e sistemas informatizados para a gestão do negócio, controle de estoque, frente de caixa, marketing digital, etc.

Todavia, custos e despesas é o maior desafio de seu novo negócio, pois boa parte da receita será diluída, e aí entra o contador para poder ajudar ou até mesmo realizar o trabalho de gestão e planejamento estratégico do financeiro, uma vez que encontra manobras legais para manter sempre existente um lucro que faça sentido para a continuidade da empresa.

Nota Fiscal da microempresa

Outra questão bastante comentada, uma microempresa precisa emitir nota fiscal? A resposta é SIM.

Independentemente se o cliente solicitou ou não, a falta de emissão de nota fiscal configura sonegação fiscal, pois não haverá os devidos recolhimentos de impostos e afetará diretamente a contabilidade da empresa.

O único desobrigado a emitir notas fiscais é o MEI, caso seu cliente for pessoa física.

No entanto, sem emissão da nota fiscal os recebimentos serão creditadas na conta corrente e impossibilita a escrituração contábil pois não há documento fiscal que deu origem à operação (venda ou prestação de serviço).

Emitir nota fiscal hoje em dia é mais simples, pois para prestadores de serviços a emissão é feita pelo portal da prefeitura de sua cidade.

Caso for um comércio ou indústria o processo envolve primeiramente ter a inscrição estadual (que é emitido na abertura da empresa).

Em segundo vem o credenciamento correto para nota eletrônica ou SAT.

E por ultimo a aquisição de software pago, com variados preços ou o sistema gratuito do governo, que é bem básico, mas pode te servir.

Isso tudo, portanto, o escritório de contabilidade vai providenciar e indicar os softwares apropriados para cada segmento.

Abrir uma microempresa (ME) em São Paulo com o nome sujo

Muitas pessoas tem essa dúvida, aqui vamos esclarecer.

Se a pessoa física está com restrição em seu nome e pretende abrir uma empresa, isso é totalmente possível, sendo necessário tomar ciência de alguns fatos que podem impedir alguma transação comercial.

Por exemplo, abrir conta em banco em nome da empresa, isso poderá ser um problema, uma vez que as instituições financeiras requer que todos os sócios estejam em situação comercial em dia.

Alguns fornecedores também verificam a vida comercial dos sócios da empresa na qual irá fornecer mercadorias ou serviços, portanto, não concederão condições especiais de pagamento, por exemplo, parcelamento.

É claro que esses exemplos não é uma regra geral, poderá haver exceções, mas é muito comum que isso tudo aconteça com frequência.

Mas você pode estar se perguntando: mas como vou abrir minha empresa se estou com o nome sujo? A Receita Federal não vai barrar meu CNPJ?

A Receita Federal só irá impedir de emitir o CNPJ se a situação de seu CPF estiver irregular com relação ao imposto de renda.

Poderá ser um débito de imposto ou ausência de declaração de imposto de renda quando naquele ano específico você foi obrigado a declarar.

Conta em banco para microempresa (ME)

De um modo geral, todas as empresas precisam abrir uma conta corrente bancária para a realização das transações financeiras comerciais.

Sendo assim, não haverá confusão patrimonial com os sócios, visto que muitos empresários se negam em abrir conta em banco a fim de economizar dinheiro com taxas e querem movimentar a conta particular, que é um grande erro.

Toda movimentação bancária da pessoa jurídica é “monitorada” pela Receita Federal e não fará nenhum cruzamento de dados que envolva os sócios da empresa.

Sendo assim, uma conta bancária em nome da empresa abre a oportunidade do empresário obter recursos financeiros para o crescimento de seu negócio com condições especiais.

Sem contar que conta em banco em nome da empresa, o empresário passa a credibilidade necessária nas operações de seus negócios.

Enfim, se o microempresário manter corretamente o uso da conta bancária da empresa, fatalmente haverá uma tranquilidade em relação a fiscalização e com a contabilidade.

Contabilidade para microempresas em São Paulo

Um escritório de contabilidade realiza todos os procedimentos legais de abertura, alterações e encerramento de microempresas.

Abaixo a lista das principais rotinas do departamento fiscal:

• lançamento das notas fiscais de serviço prestado e tomados de terceiros
• lançamento de notas fiscais de venda e compra de mercadorias
• apuração de impostos federais, estaduais e municipais
• elaboração e transmissão de obrigações acessórias mensais e anuais
• elaboração e transmissão de declarações do SPED Fiscal
• atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária

Abaixo a lista das principais rotinas do departamento contábil:

• escrituração no livro diário e razão (escrituram todas as movimentações que envolvem valor)
• emissão de demonstrações contábeis (DRE, balancete, balanço patrimonial e outros)
• elaboração e transmissão do SPED Contábil
• gestão financeira e patrimonial
• atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e contábil

Abaixo a lista das principais rotinas do departamento pessoal:

• elaboração da folha de pagamento de sócios, empregados e autônomos
• emissão de encargos sociais (FGTS, INSS, IRRF e outros)
• enquadramento sindical e acompanhamento das convenções coletivas
• admissão e desligamento de empregados
• elaboração e transmissão do esocial
• elaboração e transmissão de obrigações acessórias menais e anuais
• atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação trabalhista e previdenciária

Abaixo a lista das principais rotinas do departamento de legalização:

• abertura de empresa
• alteração de empresa
• encerramento de empresa
• enquadramento e desenquadramento de ME e EPP
• licenciamento
• solicitação de viabilidade de localização
• atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação societária e comercial

Essa é uma lista breve dos departamentos, impossível descrever toda a rotina por completo, levando em conta que as novas obrigações são criadas a todo o momento.

A Frallonardo Contabilidade

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